هذا هو المقال الثاني من سلسلة مقالاتي “تطوير الذات“. في المقال الآول تحدثت عن طريقة كتابة السيرة الذاتية “كيف تكتب سيرة ذاتية احترافية” والآن أتحدث عن واحد من أهم الموضوعات وهو “استخدام التحايا, الألقاب, والخاتمة في المراسلات باللغة الإنجليزية”. لهذا الموضوع أهمية كبيرة في المراسلات الشخصية, التجارية والرسمية وكذلك هو مهم في خطوة لاحقة بعد أن تكتب سيرتك الذاتية, حيث ستحتاج في كثير من الأحيان إلى كتابة خِطاب ترفقه مع سيرتك الذاتية Cover Letter.

أولاً: التحايا والألقاب (Salutation (Greeting

تبدأ رسالتك بكلمة Dear لكافة المراسلات إلا في المراسلات الشخصية , يمكنك اسقاطها, على سبيل المثال, عندما ترسل رسالة إلى أخيك, زوجتك, زَوْجُك, صديقك … الخ وفي هذه الأحوال من الممكن اسقاطها. في المراسلات الرسمية لا تستخدم كلمة Dearest!أو التعبير My dear أو My dearestيمكنك فقط استخدام هكذا كلمات وتعابير في المراسلات الشخصية, ومع الأشخاص الذين تربطك بهم علاقات حميمة.

القواعد العامة

1. إذا كنت تعرف اسم الشخص الذي توجّه إليه خِطابك, استخدمه مع اللقب, بعد التحية:

Dear Dr. Ahmed

2. إذا كنت لا تعرف اسم الشخص, أو غير متأكد منه:

Dear sir أو Dear Madam

3. إذا كنت غير متأكد من جنسه:

Dear Sir/Madam

أو استخدم اسمه الكامل:

Dear Ahmed Radwan

4. الكثير من الأشخاص لديهم حساسية من سوء كتابة الاسم الصحيح وكذلك الأمر عند استخدام اللقب غير المناسب, لهذا, يجب أن تعطي اهتماماً بالغاً لهذه النقطة. لا تخطىء في كتابة اسمه واذا كنت غير متأكد,

تأكد أولاً من اسمه الصحيح وطريقة كتابته. كذلك بالنسبة للقب, إذا كان لقبة Dr. فلا تخاطبه مستخدماً Mr.

5. في الإنجليزية الأمريكية, الشائع هو استخدام نقطة بعد اللقب: Mr. أو Ms. … الخ

6. في الرسائل التجارية Business Letters وفي الرسائل التجارية الاجتماعية Social Business Lettersيمكنك اسقاط اللقب: فمثلاً يمكنك التحدث إلى أحمد بإحدى الشكلين Dear Mr. Ahmed أو Dear Ahmed. الرسائل التجارية الإجتماعية تختلف عن الرسائل التجارية في أنها ترسل في مناسبة ما, فعلى سبيل المثال: أنت زبون في الشركة التي يعمل بها أحمد, وعلاقتك مع الشركة هي بالمرور بأحمد, فكل رسائلك المتعلقة بالشركة ترسلها إلى أحمد (حتى الآن, هذه العلاقة هي علاقة تجارية) قبل أيام تزوج أحمد, وعلمت بالأمر ورغبت بتهنئته, فهذه مراسلة تجارية اجتماعية …

7. للسيدة تستخدم Mrs. وللأنسة Miss.

8. إذا كنت غير متأكد من أن التي توجه لها خطابك آنسة أم مدام ففي هذه الحالة استخدم Ms..

إذا كنت ترسل خِطابك إلى شخصين معاً, فاذكرهما معاً (دون أن تكرر كلمة Dear):

Dear Mr. Ahmed and Mr. Ali

9. في المراسلات التجارية, وإذا كنت لا تعرف اسم الشخص, استخدم منصبه في الشركة (ولكنه استخدام غير رسمي, حاول تجنبه):

Dear Training Coordinator

10. إذا كنت تراسل شركة ولا تعرف فيها أحداً, ولا تعرف حتى منصب الشخص الذي تتصل به, يمكنك مخاطبة الشركة باسمها (وهذا أيضاً استخدام غير رسمي, حاول تجنبه):

Dear Alpha Group

ثانياً: خاتمة الرسالة The ending

1. Dear Sir, Dear Madam أو Dear Sir/Madam تختم بـــ: Yours faithfully

2. إذا خاطبت الشخص باسمه (بدون اللقب) أو باسمه مع اللقب تختم بـــ Yours sincerely بدون فاصلة (,)

وذلك في المراسلات الرسمية. وفي المراسلات غير الرسمية يمكنك أن تختم بــ: Regards, Best regard Wishes, Yours, Kind regards … الخ.

3. في المراسلات الشخصية, تختم كيفما شئت بحسب طبيعة العلاقة الشخصية بينك وبين المُرسَل إليه. وبحسب معطيات كثيرة  تحددها أنت.

أرسل إلى صديق - نسخة للطباعة

تدوينات ذات صلة:

• فنّ المراسلة (3): الطريقة ثم الطريقة ثم المضمون
• فنّ المُراسلة (2): القواعد الأساسية
• فنّ المُراسلة (1): دردشة عامة